檔案室一般會存放一些比較重要的文件資料檔案等，所以檔案庫房的管理一定要正規，以防出現不必要的麻煩。一般檔案室的管理制度應該注意以下幾點事項：
第一，每間檔案室要確定具體安全負責人，負責庫房內一切安全工作。
第二，庫房鑰匙由庫房管理人員負責保管，不得轉借他人，且非檔案館人員禁止進入庫房。
第三，庫(ku)房內要(yao)有(you)足夠的檔案密(mi)集(ji)架(jia)、庫(ku)房密(mi)集(ji)架(jia)等合乎(hu)要(yao)求的裝具，檔案不得隨(sui)意堆放。

第四，檔案室要保持清潔整齊，注意空氣流通。且禁止存放非檔案用品及個人物品。
第五、檔案室要有嚴格的“八防”措施。即防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防強光。采用正規的檔案密集架一般能夠起到這八防的作用。
第六，室內的溫度適宜。應控制在14℃-24℃之間，相對濕度應控制在45%-60%之間，庫房管理人要認真記錄庫房內當日的溫度和濕度。
第七，庫房內不準辦公、開會、會客和住宿，房管理人員離開庫房必須鎖好檔案密集架和庫房門。
第八，房管理人員應定期對庫房內各類檔案進行清點，做好清點記錄。
第九，庫房安全負責人要經常檢查庫房的安全，發現不安全因素及時排除；若個人無法排除，應及時向領導匯報予以解決。注意嚴禁任何人吸煙和攜帶易燃、易爆物品進入庫房；庫房內不準使用臺燈、電熨斗、電暖器等電器設備；庫房內必須配備報警裝置、滅火器材，并確定專人管理；滅火器材要放在固定位置，不準隨便移動，要定期進行檢測,；房管理人員必須會使用滅火器。 
檔案密集架主要功能在于便于檔案的保取，節約空間，且存放安全。在使用檔案密集架時應注意保養維護：
1.檔案密集架行走機構為鏈條傳動，當架體使用一段時間后，可打開最下層層板，給鏈輪及軸承加注潤滑油。
2.放置檔案密集架的庫房環境應干燥通風。
3.架體表面不允許陽光長時間照射。
4.應保持檔案密集架的導軌溝槽清潔干凈、無雜物堵塞。
5.噴塑表面嚴禁用汽油、高度酒精、松香水、香 蕉水擦洗，這樣會使噴塑表面失去光澤和褪色。